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Les enjeux et obligations de l'affichage obligatoire en entreprise

Modernisez votre communication réglementaire

L’employeur doit, pour suivre la loi, mettre certaines informations à la disposition de leurs collaborateurs. L’affichage obligatoire dans les entreprises couvre une gamme variée de sujets, allant de la sécurité au travail à l’égalité des salaires entre hommes et femmes, sans oublier les horaires de travail obligatoires ou les temps de pause possibles. Cet affichage est essentiel pour garantir un environnement de travail sécurisé et transparent.

Cet article détaille les informations soumises à cette obligation légale, les sanctions en cas de non-respect, et les méthodes efficaces de diffusion, avec pour élément principal la dématérialisation de celle-ci.

9 août 2024

Qu’est-ce que l’affichage obligatoire en entreprise ?

L’affichage obligatoire entreprise désigne un ensemble de documents et d’informations que les employeurs sont légalement tenus de porter à la connaissance de leurs salariés. Ces informations concernent principalement les droits du travail, les conditions de travail, les consignes de sécurité, et les règles internes de l’entreprise. L’objectif de cet affichage est de garantir la transparence, la sécurité et l’équité au sein du lieu de travail.

L’information obligatoire inclue, entre autres, les horaires de travail, les coordonnées des services de secours, les règles relatives au harcèlement et aux discriminations, ainsi que les consignes de sécurité et de santé au travail. Elles doivent être placées dans des lieux accessibles et visibles par tous les salariés, tels que les salles de pause, les entrées principales, et les espaces communs.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions pour l’entreprise, allant des amendes à d’autres mesures disciplinaires. Par conséquent, l’affichage obligatoire est un élément crucial de la gestion de la conformité réglementaire en entreprise, assurant un environnement de travail informé et sécurisé.

Exemple de contenus de l’affichage obligatoire entreprise

Quelles informations doivent être affichées sur votre affichage obligatoire ?

Le code du travail définit un ensemble d’informations à porter à la connaissance des salariés via l’affichage obligatoire, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Aussi, les collaborateurs doivent retrouver les éléments suivants dans les locaux de l’entreprise :

Pour toutes les entreprises

horaires collectifs de travail ;
répartition du temps de travail ;
repos hebdomadaires ;
congés payés ;
travail temporaire ;
consignes de sécurité de l’entreprise ;
consignes de sécurité d’incendie ;
nom des personnes en charge de l’évacuation en cas d’incendie ;
modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) ;
rupture de convention collective ;
conventions et accords d’entreprise applicables ;
modalités de contact de l’Inspection du travail ;
modalités de contact de la Médecine du travail et des services d’urgences ;
service d’accueil téléphonique relatif au Défenseur des droits ;
articles de loi relatifs à l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes ;
dispositions légales de lutte contre le harcèlement moral et sexuel ;
articles relatifs à la lutte contre les discriminations ;
interdiction de fumer et de vapoter dans les locaux ;
panneaux syndicaux.

Pour les entreprises de plus de 10 salariés

les informations liées à l’élection des délégués du personnel ;
la liste des membres du Comité Social et Économique (CSE).

Pour les entreprises de plus de 50 salariés

le règlement intérieur ;
les informations relatives à la présence d’un accord de participation et d’un plan de sauvegarde de l’emploi.

Notre constat sur l’affichage obligatoire en entreprise

Traditionnellement, ces informations sont imprimées et affichées sur des panneaux physiques situés dans des endroits stratégiques comme les salles de pause ou les entrées des bâtiments.

Cependant, cette méthode présente plusieurs inconvénients, notamment le risque de détérioration des affiches, la difficulté de mise à jour rapide des informations et la limitation de l’espace disponible.

Quels supports utiliser pour la diffusion de ces informations ?

La diffusion des documents obligatoires en entreprise peut être réalisée par divers supports pour garantir leur visibilité et leur accessibilité à tous les employers. Voici quelques-uns des supports les plus couramment utilisés :

Panneau d'affichage physique

Le panneau d’affichage traditionnel est souvent placé dans des zones à forte fréquentation comme les halls d’entrée, les salles de pause, et les couloirs principaux. Il permet de regrouper tous les documents obligatoires en un seul endroit, facilement accessible à tous les employés. Cependant, nous avons pu voir que cette méthode comporte ses limites.

Intranet d'entreprise

L’intranet est une plateforme en ligne interne où les documents obligatoires peuvent être facilement consultés par les employés. Ce support offre l’avantage de centraliser l’information et de permettre un accès rapide et permanent à jour.

Écrans tactiles d'affichage numérique

Les écrans d’affichage numérique représentent une solution moderne et flexible pour la diffusion des informations obligatoires. Ils permettent de mettre à jour les contenus en temps réel, d’intégrer des éléments visuels attractifs, et de programmer des affichages selon des plages horaires spécifiques.

Applications mobiles internes

Avec la montée en puissance des technologies mobiles, de nombreuses entreprises développent des applications internes permettant aux employés de consulter les documents obligatoires depuis leurs smartphones ou tablettes. Cela assure une accessibilité accrue, même pour les employés en déplacement.

La solution Neotess Touch vous permet de mettre en place un affichage obligatoire dématérialisé sur écrans tactiles mais également web disponible en version desktop et mobile. Vos informations sont donc disponibles sur site et à distance pour l’ensemble de vos collaborateurs.

Qu’apporte la dématérialisation de l’affichage obligatoire en entreprise ?

La transition vers des solutions d’affichage numérique permet de surmonter les difficultés liées à l’affichage papier.

Flexibilité et réactivité de votre communication

Les écrans d’affichage numérique, intégrés à des systèmes de gestion de contenu, offrent une flexibilité et une réactivité accrues. Les informations peuvent être mises à jour instantanément, assurant ainsi que les collaborateurs reçoivent toujours des informations précises et à jour. De plus, la capacité de diffuser une variété de contenus, tels que des vidéos, des animations et des graphiques interactifs, rend la communication plus engageante et efficace.

Automatisation de la gestion de vos contenus

La centralisation et l’automatisation de la gestion des contenus réduisent les risques d’erreurs humaines associées à la mise à jour manuelle des affichages papier. Grâce à des plateformes en ligne, les responsables de la communication peuvent contrôler et distribuer les informations à partir d’un seul point. Cela simplifie le processus de mise à jour et garantit une uniformité de l’information dans toute l’entreprise, quel que soit le nombre de sites ou de bureaux.

Réduction de l’empreinte écologique

La dématérialisation contribue également à la durabilité environnementale. En réduisant la consommation de papier et d’encre, les entreprises peuvent diminuer leur empreinte écologique. Cette démarche s’inscrit dans une politique plus large de responsabilité sociale des entreprises (RSE), montrant un engagement envers des pratiques plus durables et responsables.

Sécurisation des informations

Les solutions d’affichage numérique permettent de sécuriser l’accès aux contenus, assurant que seules les personnes autorisées peuvent effectuer des modifications. Cette sécurité réduit les risques d’erreurs ou de modifications non autorisées qui pourraient entraîner une non-conformité.

Historique des contenus

Les systèmes de gestion de l’affichage numérique permettent de conserver un historique des modifications apportées aux contenus affichés. Cela offre une traçabilité complète et permet de prouver la conformité en cas d’audit ou de contrôle réglementaire.

Optimisation de la communication interne

Les affichages obligatoires sur supports numériques Neotess vont permettre de coupler affichage obligatoire et communication interne. Le service communication pourra diffuser ses messages au même titre que les membres du cse afin d’apporter toutes les réponses aux salariés sur un même support.

Comment mettre en place un affichage obligatoire digitalisé en entreprise ?

La mise en œuvre de la dématérialisation de l’affichage obligatoire requiert une certaine préparation. Il est important d’évaluer les besoins spécifiques de l’entreprise et de choisir la solution adaptée.

Sélectionner des emplacements adaptés

Les écrans doivent être placés dans des endroits stratégiques où ils seront visibles par tous les employés.

Optimiser les contenus

Les documents à disposition doivent être lisibles et clairs, ainsi que les catégories permettant de classer les documents.

Mettre à jour les contenus

Il est essentiel que le service en charge de l’affichage obligatoire mette à jour régulièrement les contenus afin de proposer une communication optimale auprès de vos collaborateurs.

Former vos collaborateurs

Une formation adéquate doit être dispensée aux responsables de la communication pour maximiser l’utilisation de ces nouveaux outils.

Neotess vous propose une solution clé en main, Neotess Touch, incluant le matériel tactile (borne, écran ou totem), le logiciel de gestion de contenu ainsi que l’accompagnement, la formation de vos collaborateurs utilisateurs de la solution et le support client.

La prise en main de la solution Neotess Touch est relativement simple d’utilisation puisqu’après avoir personnalisé et crée vos dossiers de classement avec le service formation, vous n’avez plus qu’à télécharger vos contenus à afficher en précisant des dates de validité pour que ceux-ci ne soient plus affichés lorsqu’ils sont dépassés.

En conclusion...

L’affichage obligatoire en entreprise est un devoir légal, afin de protéger les droits du salarié, d’assurer leur sécurité, de les inciter au respect des règles mais aussi pour renforcer l’image et la responsabilité des entreprises.

En adoptant des solutions d’affichage obligatoire numérique comme Neotess Touch, les entreprises peuvent non seulement répondre aux exigences légales de manière plus efficace, mais aussi créer un environnement de travail plus moderne et dynamique, réduisant les risques de non-conformité et simplifiant les processus de mise à jour et de gestion des informations légales.

La dématérialisation de l’affichage obligatoire offre de nombreux avantages, allant de la conformité réglementaire à l’amélioration de la communication interne et à la réduction de l’empreinte écologique.

Vous souhaitez en savoir plus sur l’affichage obligatoire digital en entreprise ? Contactez-nous !