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En quoi l'affichage obligatoire en entreprise est-il facilité par le tactile ?

“Neotess Touch” met les documents obligatoires à disposition de vos collaborateurs

Dématérialiser l’affichage obligatoire permet de simplifier la gestion des employeurs qui ont l’obligation de mettre certains documents réglementaires à disposition des salariés.

En effet, les documents doivent être accessibles à tous et disponibles sur le lieu de travail. Cette obligation peut être chronophage pour mettre à jour les documents en temps réel, notamment pour les entreprises ou les secteurs tertiaires (banque, assurance, loisirs,…) avec plusieurs espaces d’affichage ou multi-sites par exemple.

09 mars 2023

Comment est géré l’affichage obligatoire en entreprise aujourd’hui ?

Bien souvent, un panneau d’affichage type liège ou aimanté est installé dans un lieu de passage de l’entreprise et les différents services de la Direction y placent des affiches papiers.

La réglementation n’oblige pas de formalisation de l’affichage obligatoire pour l’employeur. La seule règle en vigueur concerne l’accessibilité à l’information qui oblige l’employeur à présenter les documents obligatoires attachés aux effectifs de l’entreprise (règlement intérieur, égalité femmes-hommes, …).

Cependant la surface d’affichage est limitée par la taille des panneaux ou vitrines et les informations peuvent vite être cachées ou peu lisibles par le nombre important de documents. Cela devient vite un casse-tête pour les personnes en charge de l’affichage, mais également pour les collaborateurs qui cherchent une information précise ou souhaitent juste connaitre les derniers documents ajoutés.

Quelle est l'utilité de dématérialiser l'affichage obligatoire en entreprise et dans le tertiaire ?

La mise en place de l’affichage digitalisé des documents obligatoires en entreprise ou dans le tertiaire supprime les difficultés de l’affichage papier avec la surface d’affichage limitée, les remplacements réguliers, la quantité d’impression ou l’organisation et l’agencement des documents.

La dématérialisation des documents réglementaires va moderniser l’affichage obligatoire et inciter les collaborateurs à s’intéresser à ces documents. En effet, l’affichage est rendu plus ludique via un écran numérique, une borne ou un totem tactile, il est innovant et rend les recherches ou la consultation plus faciles et intuitives. De plus, les documents sont actualisés en temps réel et disponibles auprès de tous les collaborateurs sur écran tactile ou en ligne.

Les personnels sont invités à naviguer entre les contenus jusqu’à l’information recherchée : compte-rendu de la dernière réunion de la direction, règlement intérieur, consignes de sécurité, postes à pourvoir ou encore réduction du CSE… Ils peuvent naviguer et zoomer sur les documents et les télécharger sur leurs smartphones via un QRCode, pour les consulter plus tard. Le fonctionnement des écrans, bornes ou totems reprend celui que tout le monde connait des mobiles ou tablettes. L’affichage dématérialisé est également adapté aux personnes à mobilité réduite avec un menu de navigation adapté rendant la possibilité de zoomer et de se déplacer facilement sur les documents consultés, contrairement aux panneaux d’affichages qui restent statiques.

Comment publier du contenu sur mon affichage dématérialisé ?

Le principe est simple avec Neotess Touch : importez vos contenus dans les répertoires dédiés de l’interface web de neotess, définissez des dates de fin de validité. Ils sont immédiatement disponibles à la consultation sur vos écrans tactiles.

En télétravail, vous devez diffuser une note de service de la direction au plus vite ? Puisque les écrans sont pilotés à distance depuis un ordinateur, vous n’avez plus qu’à vous connecter à l’interface et ajouter votre contenu. Hop, c’est fait !

Dématérialiser l’affichage obligatoire œuvre-t-il pour la réduction de l’empreinte carbone ?

On est d’accord, le papier n’est pas très énergivore, mais lorsqu’on additionne tous les process de fabrication, de transport, de durée de vie et de recyclage, son empreinte carbone est bien réelle. A l’inverse, le numérique n’est pas non plus très écolo, si on ne le maîtrise pas. Tout dépend de l’usage que l’on en fait ! De nombreux dispositifs sont mis en place pour rendre ce moyen de communication plus respectueux de l’environnement : pilotage automatique de l’allumage et de l’extinction, capteur de présence permettant de mettre en veille l’écran lorsqu’il n’a pas de public, processus de recyclage des matériels en fin de vie, …

Le petit plus de neotess : vous pouvez utiliser vos écrans d’affichage obligatoire pour diffuser de la comm’ interne sur les écrans lorsqu’ils ne sont pas manipulés. Profitez-en aussi pour sensibiliser vos collaborateurs en présentant les économies d’énergies réalisées dans vos locaux, votre activité, les bonnes pratiques à mettre en place au bureau comme à la maison pour réduire la facture d’énergie ou encore des indicateurs tels qu’EcoWatt (pour informer du niveau de consommation de l’électricité des Français en temps réel) ou Fusion (pour diffuser les contributions sociales réalisées par l’établissement).