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La transition vers l'affichage légal digitalisé en mairie
Avantages et mise en œuvre de la dématérialisation
Explorez comment les mairies peuvent moderniser et simplifier leur gestion de l’affichage légal en adoptant des solutions digitalisées. Cet article abordera les avantages de cette transition, les étapes pour la mise en place d’un système d’affichage digital et les meilleures pratiques pour assurer une adoption réussie.
18 juillet 2024
Pourquoi digitaliser l'affichage légal en mairie ?
La digitalisation de l’affichage légal en mairie permet de gagner du temps en terme de gestion administrative, de se mettre en conformité avec la loi, de renforcer la sécurité des données, de rendre l’information accessible et transparente, d’agir pour l’écologie ainsi que de renforcer l’interactivité et l’engagement des citoyens.
Réduction des tâches administratives et des coûts
Les informations sont mises à jour en temps réel, réduisant les délais et les erreurs. Cela permet également de réduire le nombre de tâches manuelles pour les employés municipaux, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches plus importantes. Aussi, moins de ressources sont nécessaires pour la gestion des documents physiques et l’impression.
Sécurisation des données et conformité
Les informations sont stockées de manière sécurisée, réduisant les risques de perte ou de vol de documents. De plus, les solutions d’affichage digitalisé sont conçues pour respecter les réglementations en vigueur. Par exemple, une date de validité peut être renseignée lors de l’ajout d’un document, afin que lorsque celle-ci est dépassée, le document se supprime automatiquement de l’affichage digital.
Facilité d'accès pour la transparence des informations publiques
Les citoyens peuvent accéder aux informations légales à tout moment, via des bornes interactives ou en ligne. Les informations sont disponibles de manière claire et organisée, via des dossiers thématiques (exemple : comptes-rendus de conseils municipaux, état civil, urbanisme, etc.), renforçant la confiance des citoyens.
Economie d'énergie et réduction de l'utilisation de papier
Les dispositifs modernes sont conçus pour être écoénergétiques. Chez Neotess nous pouvons équiper vos dispositifs de capteurs afin que ceux-ci ne s’allument que lorsqu’ils sont consultés. Notre système d’allumage / extinction automatique à des heures définies permet également de réduire la consommation énergétique. De plus, les supports numériques permettent de diminuer le nombre de documents imprimés, ce qui est bénéfique pour l’environnement.
Interactivité et engagement accrus des citoyens
Les citoyens peuvent rechercher des informations spécifiques directement sur les bornes interactives qui rendent l’expérience utilisateur plus engageante et informative.
Étapes de mise en œuvre d'un affichage légal digitalisé
La mise en œuvre d’un affichage légal dématérialisé est assez rapide. Retrouvez les différentes étapes incontournables afin de mener à bien votre transition.
Évaluation des besoins
L’équipe commerciale est à votre disposition pour déterminer les besoins spécifiques de votre mairie en matière d’affichage légal. Quels types de documents doivent être affichés ? PDF, images, vidéos, liens vers votre site web, etc… Quelle est la fréquence des mises à jour ?
Nous pouvons également vous conseiller concernant les sources de financement possibles.
Démonstration
Afin de bien comprendre le fonctionnement de l’affichage légal digitalisé, vous pouvez demander une démonstration à notre équipe commerciale. En moins de 30 minutes, vous verrez comment importer du contenu sur un dispositif tactile et comment les administrés pourront le consulter.
Installation et configuration
Avant l’installation, il est nécessaire de préparer les emplacements où les dispositifs d’affichage seront installés (bornes interactives, de totems tactiles ou d’écrans muraux). Ces dispositifs devront pouvoir avoir une alimentation électrique et réseau, la vérification est primordiale avant l’arrivée des techniciens.
La configuration de l’affichage légal digitalisé à vos couleurs et suivant votre nomenclature est réalisée par notre équipe projet, afin que vous receviez un accès clé en main.
Formation du personnel
Une fois l’installation et la configuration réalisées, notre équipe formation prend le relai pour former le personnel municipal à l’utilisation des nouveaux dispositifs et du logiciel associé.
Mise en service et tests
Avant de lancer officiellement le système, nous effectuerons des tests approfondis pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Nous apporterons les ajustements nécessaires en fonction des résultats des tests internes.
Lancement officiel et sensibilisation des administrés
Une fois les tests validés, vous pourrez lancer officiellement le système d’affichage légal digitalisé. Communiquez largement sur cette initiative à travers différents canaux pour informer le public et les employés municipaux. Informez les citoyens de la nouvelle solution d’affichage. Expliquez comment ils peuvent accéder aux informations et les avantages de ce nouveau système.
Suivi et évaluation
Avec l’aide du service support, vous pourrez accéder à un service de monitoring pour surveiller les performances du système d’affichage digitalisé, connaitre les taux de consultation et identifier tout problème ou domaine d’amélioration.
Il sera également intéressant de recueillir les retours d’expérience des utilisateurs (citoyens et employés) pour évaluer l’efficacité du système et pouvoir apporter des améliorations.
Quel support et quel endroit choisir pour un affichage légal digitalisé adapté ?
Lorsqu’il s’agit de choisir un support pour un affichage légal digital adapté en mairie, plusieurs critères doivent être pris en compte pour garantir l’efficacité, la conformité et la convivialité. Voici quelques types de supports à considérer, ainsi que leurs avantages respectifs :
Bornes interactives (intérieur)
Les bornes interactives permettent aux utilisateurs de naviguer et de rechercher des informations spécifiques, améliorant ainsi l’expérience utilisateur. Idéales pour les halls d’entrée, ces bornes permettent un accès facile aux documents légaux pour tous les citoyens, y compris ceux ayant des besoins spéciaux.
Ecrans muraux (intérieur ou extérieur)
Les écrans muraux prennent peu de place et peuvent être installées à hauteur des yeux pour une consultation facile. Comme les bornes, ils permettent aux utilisateurs de naviguer dans les documents.
Ils sont faciles à installer et à intégrer dans des espaces restreints. Pour les écrans extérieurs, ils sont IP65 et intègre un écran anti-vandalisme.
Totems digitaux (intérieur ou extérieur)
Les totems digitaux sont visibles de loin et peuvent attirer l’attention des visiteurs. Certains modèles permettent l’affichage d’informations différentes sur chaque face, optimisant ainsi l’espace. Pour les totems extérieurs, ils sont IP65 et intègre un écran anti-vandalisme.
L’avantage des produits tactiles présentés par Neotess réside dans le fait de pouvoir alterner contenu d’affichage légal et contenu d’affichage dynamique lorsque le dispositif n’est pas consulté manuellement par un administré. Vous pouvez donc utiliser ces écrans à des fins de communication citoyenne.
De plus, Neotess Legal est accessible aux personnes à mobilité réduite en proposant un menu navigable en bas d’écran.
Étude de Cas : La mairie de Saint-Gildas-de-Rhuys
La Mairie de Saint-Gildas-de-Rhuys, située sur la presqu’île de Rhuys dans le Morbihan, se distingue par ses plages, ses sentiers côtiers et son ambiance paisible. En tant que commune touristique, sa population passe de 1 552 habitants à environ 16 000-18 000 en haute saison.
Défis rencontrés
Lors du salon des maires de Paris en 2022, les élus de Saint-Gildas-de-Rhuys expriment le besoin de rendre les informations légales accessibles 24h/24 et 7j/7, surtout en haute saison. Ils souhaitent également renforcer l’interaction avec les habitants et les vacanciers et simplifier la mise à jour des informations par les services administratifs.
Solution apportée par Neotess
L’installation d’un totem extérieur de 55 pouces et de 2 bornes intérieures de 32 pouces intégrant le logiciel Neotess Legal permettent de publier l’affichage légal sur les dispositifs de manière simplifiée et sans compétences techniques. La solution permet l’anticipation des dates de parution et la suppression automatique des documents obsolètes. Elle permet également une combinaison d’affichage légal et dynamique pour informer efficacement les utilisateurs.
Résultats obtenus
La solution Neotess a permis à la mairie de :
– Améliorer la visibilité et l’accessibilité de l’affichage légal.
– Faciliter la gestion des contenus pour les employés municipaux.
– Offrir une meilleure expérience aux habitants et vacanciers, grâce à une information claire et accessible en tout temps.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la page du cas client.
En conclusion...
La transition vers un affichage légal digitalisé en mairie représente une avancée significative vers la modernisation des services publics. En adoptant cette technologie, les mairies peuvent améliorer leur efficacité, garantir la conformité, et offrir une meilleure transparence à leurs citoyens.
Vous voulez en savoir plus ?
Parlez-nous de votre projet et concrétisons-le ensemble. Notre équipe est prête à répondre à toutes vos questions.
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