Actualités
La digitalisation du registre visiteurs
Une révolution pour les entreprises
La digitalisation est devenue une norme notamment dans les entreprises qui cherchent constamment à améliorer leur efficacité et leur sécurité. Parmi les nombreuses innovations adoptées, la dématérialisation du registre visiteurs se distingue comme une solution à la fois pratique et moderne. Quelles sont les raisons de cette adoption et quels en sont les bénéfices ? Explorons ensemble cette révolution numérique.
20 juin 2024
Comment fonctionne le système de registre visiteurs digitalisé de Neotess ?
Neotess propose une solution clé en main pour un accueil convivial sur tablette tactile.
Votre registre visiteurs en seulement 4 étapes :
- L’enregistrement personnalisé
- La sélection de la personne visitée
- La validation de documents internes
- La notification à la personne visitée
Pourquoi dématérialiser le registre visiteurs ?
Efficacité administrative
La gestion manuelle des visiteurs, avec des registres papier, est souvent chronophage et sujette aux erreurs. La dématérialisation permet de simplifier ce processus, réduisant le temps nécessaire pour enregistrer et vérifier chaque visiteur. Les informations sont saisies électroniquement, rendant le processus rapide et précis.
Sécurité améliorée
La sécurité est une préoccupation majeure pour toutes les entreprises. Un registre digitalisé permet une meilleure traçabilité des entrées et sorties, offrant une visibilité en temps réel sur les personnes présentes dans les locaux. En cas d’urgence, il est plus facile de s’assurer que tout le monde est en sécurité.
Conformité réglementaire
De nombreuses réglementations imposent des exigences strictes en matière de protection des données et de confidentialité. Un registre digitalisé facilite la conformité avec ces réglementations, en assurant que les données des visiteurs sont stockées de manière sécurisée et accessibles uniquement aux personnes autorisées.
Image de modernité
Adopter des solutions digitales contribue à projeter une image d’innovation et de modernité. Cela montre aux visiteurs et aux partenaires que l’entreprise est à la pointe de la technologie et attentive à l’optimisation de ses processus.
Les bénéfices de la digitalisation
Gain de temps
L’enregistrement des visiteurs se fait en quelques clics, réduisant les files d’attente à l’accueil.
Réduction des coûts
La diminution de l’utilisation de papier et des tâches administratives associées entraîne des économies significatives. Moins de ressources sont nécessaires pour gérer les registres de visiteurs.
Amélioration de l'expérience visiteur
Les visiteurs apprécient une expérience d’accueil fluide et rapide. L’usage de tablettes ou de bornes d’accueil pour enregistrer leurs informations renforce cette perception positive.
Accessibilité et analyse des données
Les données recueillies peuvent être facilement analysées pour identifier des tendances, telles que les heures de pointe des visites ou la fréquence des visites de certains partenaires. Ces informations sont précieuses pour optimiser l’accueil et les mesures de sécurité.
En conclusion...
La dématérialisation du registre visiteurs représente un pas significatif vers l’optimisation des processus d’accueil dans les entreprises. Elle offre des avantages indéniables en termes d’efficacité, de sécurité, de conformité et d’image de marque. En adoptant cette technologie, les entreprises se positionnent comme modernes et innovantes, tout en offrant une meilleure expérience à leurs visiteurs. Le futur est digital, et le registre visiteurs ne fait pas exception.
Vous voulez en savoir plus ?
Parlez-nous de votre projet et concrétisons-le ensemble. Notre équipe est prête à répondre à toutes vos questions.
Retrouvez nos actualités d'affichage digital
