Actualités

L’affichage dynamique, une alternative aux mails pour la communication interne

Comment réduire les mails tout en accentuant la communication interne ?

L’affichage dynamique une alternative aux mails pour la communication interne au sein d’une entreprise, comment ça marche ? L’affichage dynamique ou digital signage est une méthode de diffusion d’informations et de messages au moyen d’écrans numériques, de panneaux d’affichage ou d’autres dispositifs d’affichage interactifs. Ces écrans peuvent être placés dans des zones à fort trafic, telles que les halls d’entrée, les cafétérias, les salles de pause ou même les couloirs. L’objectif est de diffuser des informations pertinentes aux employés de manière visuelle et interactive.

Voici quelques avantages et inconvénients de l’affichage dynamique par rapport à l’utilisation de mails ou courriers électroniques pour la communication interne :

23 novembre 2023

L'affichage dynamique une alternative aux mails pour la communication interne, comment ça marche ?

Impact visuel fort

L’une des forces de l’affichage dynamique réside dans sa capacité à capter l’attention des employés grâce à des contenus visuellement attrayants. Les informations affichées de manière dynamique sont plus engageantes et mémorisables que les courriels ou les communications textuelles statiques.

Actualisation et diffusion en temps réel

L’affichage dynamique permet de diffuser des informations en temps réel. Par exemple, en cas de mises à jour importantes, de changements de planning, de nouvelles réalisations ou de messages urgents, l’information peut être affichée instantanément pour que les employés la voient rapidement. Cette solution est idéale pour diffuser des annonces importantes, des actualités de l’entreprise ou des informations en constante évolution.

Flexibilité

Les contenus diffusés via l’affichage dynamique sont très flexibles. Ils peuvent être facilement adaptés en fonction des besoins de communication de l’entreprise, ce qui permet de cibler des messages spécifiques pour des groupes d’employés ou pour des moments précis. Cela permet de diffuser la bonne information, aux bonnes personnes, au bon endroit et au bon moment et ainsi captiver le public.

Interactivité

Certains systèmes d’affichage dynamique permettent aux employés d’interagir avec les écrans, ce qui peut favoriser l’engagement et la participation. Les écrans dynamiques peuvent être interactifs (tactiles), ce qui signifie que les employés peuvent interagir avec le contenu en temps réel. Cela ouvre la porte à des sondages, des questions-réponses en direct, des jeux ou d’autres formes d’engagement qui renforcent la participation des employés.

Ciblage géographique

Si votre entreprise a plusieurs sites ou bureaux, l’affichage dynamique peut être personnalisé pour chaque emplacement, diffusant ainsi des informations spécifiques à chaque équipe tout en complant l’information groupe aux diffusions de chaque site. La communication générale de l’entreprise est alors plus ciblée qu’un mail envoyé à l’ensemble de salariés.

Réduction de la surcharge d'e-mails

En utilisant l’affichage dynamique pour les informations générales et les annonces, vous pouvez réduire le nombre d’e-mails inutiles, limiter la surcharge de la boîte de réception de vos employés et réduire la perte d’attention pour les messages importants.

Inconvénients de l'affichage dynamique à connaitre

Coûts initiaux élevés

La mise en place d’un système d’affichage dynamique peut être coûteuse en termes de matériel, de logiciels et d’installation. Il est alors nécessaire de considérer les offres de chaque prestataire. Certaines prestations inclues des heures de support technique, de mise à jour et donc de maintenabilité de la solution, tandis que d’autres se limitent à la vente du logiciel le jour J par exemple.

Maintenance requise

Les écrans et les systèmes d’affichage nécessitent une maintenance régulière pour garantir leur bon fonctionnement.

Besoin de formation

Les employés peuvent avoir besoin d’une formation pour utiliser correctement les systèmes d’affichage dynamique, ce qui peut être un défi initial.

Limitations de contenu

Certains types d’informations, tels que les documents longs ou les discussions détaillées, peuvent être moins adaptés à l’affichage dynamique. Il est intéressant d’obtenir du conseil et de l’accompagnement de la part du prestataire d’affichage dynamique pour éviter des désillusions quant aux contenus que l’on souhaite diffuser. Neotess met un point d’honneur à accompagner ses clients au-delà du projet afin d’apporter une entière satisfaction.

Dépendance à l'infrastructure technologique

En cas de panne de l’infrastructure technologique, l’affichage dynamique peut devenir inefficace. Le recours à un hébergement cloud aide à limiter les risques de l’écran noir. Les diffusions sont stockées sur des serveurs sécurisés qui garantissent une bonne exploitation de l’information. De plus, les players récupèrent les contenus et peuvent diffuser l’information, malgré une coupure réseau par exemple.

Cas d'utilisation de l'affichage dynamique en communication interne

L’affichage dynamique peut être utilisé pour une variété de communications internes, notamment :

Diffusion d’informations sur les avantages sociaux, les politiques de l’entreprise et les procédures internes.
Annonces de succès et de réalisations de l’entreprise.
Informations sur les événements d’entreprise, les réunions et les formations.
Messages de motivation, de reconnaissance des employés et de renforcement de la culture d’entreprise.
Rapports de performances en temps réel.
Communications internes relatives à la vie de l’entreprise : anniversaires des salariés, fêtes du jour, …
Diffusion des chiffres clés concernant la société ou la sécurité par exemple.
Management visuel dans les entrepôts logistiques, les centres de tri, …

En résumé...

L’affichage dynamique peut être une alternative efficace au courrier électronique pour la communication interne, en particulier pour les informations visuelles et les annonces importantes. Il peut contribuer à renforcer l’efficacité de la communication interne.

Les entreprises qui cherchent à améliorer la façon dont elles communiquent avec leurs employés devraient sérieusement envisager d’intégrer l’affichage dynamique dans leur stratégie de communication interne. En adoptant cette technologie moderne, elles peuvent améliorer l’engagement de leurs employés, renforcer leur culture d’entreprise et diffuser des informations cruciales de manière plus efficace que jamais, notamment grâce à ses avantages en termes d’impact visuel, de diffusion en temps réel, de flexibilité, d’interactivité et de réduction de la surcharge d’emails.

Cependant, il est essentiel d’évaluer les besoins spécifiques de chaque entreprise, les coûts associés et la préparation nécessaire avant de décider d’adopter cette approche mais également avant de choisir un prestataire.

Enfin, il peut être judicieux de combiner l’affichage dynamique avec d’autres canaux de communication interne pour assurer une communication complète et efficace au sein de votre organisation.